Asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Westpak Oy Ab (y-tunnus 2191122-5)
Käyntiosoite: Maakunnantie 4, 27820 Säkylä
Puhelin: +358-20 755 1120
Sähköpostiosoite: info.westpak@walki.com
2. Rekisterin nimi
Westpak Oy Ab:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Jonas Skuthälla
Sähköpostiosoite: jonas.skuthalla@walki.com
Puhelinnumero: +358-40 584 2243
4. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja noudattaen soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) sekä tietosuojalaki (1050/2018).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
- asiakassuhteen ja asiakaspalvelun sekä muun yhteistyösuhteen hoitaminen
- asiakkaan tai muun sidosryhmään kuuluvan tahon ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
- sidosryhmien (toimittajat, alihankkijat, muut yhteistyötahot) henkilötietojen käsittely
- verkkosivukävijöiden tietojen käsittely verkkosivujen toiminnallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi
- henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyviin tarkoituksiin, kuten tuotteiden ja palveluiden
- kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan yhteydessä. Rekisterinpitäjä on tehnyt ns. oikeutetun edun tasapainotestin kyseisen käsittelyperusteen oikeutettavuuden arvioimiseksi.
Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden ja näiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.
Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia voidaan lähettää sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat antaneet vapaaehtoisen suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin. Kun rekisteröityä pyydetään antamaan suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin, hänelle kerrotaan samalla, että suostumuksen peruuttaminen on mahdollista helposti ja milloin tahansa. Lisäksi soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen sähköistä suoramarkkinointia voidaan lähettää myös sellaisille vastaanottajille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.
Suostumuksen suoramarkkinointiin voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta (”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe” -toiminto), jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.
5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:
- Rekisterinpitäjän asiakkaista sekä asiakkaiden edustajista ja yhteyshenkilöistä
- Rekisterinpitäjän alihankkijoiden ja toimittajien edustajista ja yhteyshenkilöistä
- Potentiaalisista asiakkaista, alihankkijoista ja toimittajista sekä näiden edustajista ja yhteyshenkilöistä
- Muista sidosryhmiin kuuluvista henkilöistä
Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, kunkin edellä mainitun käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilö ja asema
- Tilaustiedot, sopimus- ja tarjoustiedot, lasku- ja maksutiedot
- Asiakaspalautteet ja yhteydenottotiedot
- Asiakas- ja yhteistyösuhteeseen perustuvat tiedot, kuten kontaktihistoria, palaute ja seurantatiedot
- Rekisteröidyn itsensä antamat lisätiedot
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä:
- Suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen hoitamiseksi
- Suoraan rekisteröidyltä itseltään muun yhteistyösuhteen yhteydessä
- Julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten internet, sosiaalinen media ja kaupparekisteri)
- Rekisteröidyn työnantajan tai muun rekisterinpitäjään asiakas-, liike-, yhteistyö- tai sopimussuhteessa olevan tahon edustajalta
- Suomen Asiakastieto Oy:n tai vastaavista rekistereistä tarkistetaan yrityksiä koskevia tietoja liiketoiminnan yhteydessä, jotka raportit saattavat sisältää tietoja myös yritysten edustajista
7. Henkilötietoja käsittelevät tahot ja vastaanottajat
Rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta rekisterinpitäjän ja kunkin palveluntarjoajan välisen, sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämän tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Palveluntarjoajat käsittelevät rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja tietojenkäsittelysopimuksen ja rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.
Rekisteröidyn kanssa tapauskohtaisesti erikseen sovittaessa rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja myös toiselle rekisterinpitäjälle tai kolmannelle osapuolelle.
Lisäksi tietosuojalainsäädännön edellytysten täyttyessä rekisteröidyn yhteystietoja voidaan yksittäistapauksissa luovuttaa rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille esimerkiksi rekisterinpitäjän järjestäessä yhteisen asiakastilaisuuden tai koulutuksen yhteistyökumppanin kanssa. Kyseinen yhteistyökumppani vastaa henkilötietojen käsittelystä omalta osaltaan.
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Rekisterinpitäjä varmistaa riittävän tietosuojan tason sovellettavan tietosuojalainesäädännön edellytysten mukaisesti myös tilanteissa, joissa henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä ja käyttämällä tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirtoihin yhdessä tarvittavien täydentävien suojatoimien kanssa.
8. Analytiikan käyttö ja evästeet sekä muut seurantatekniikat
Voimme kerätä tietoa verkkopalvelujemme käytöstä käyttämällä kolmannen osapuolen analyysityökaluja kuten esim. Google Analytics. Tietojen kerääminen on automaattista ja voivat sisältää mm IP-osoitteen, käyttäjän toiminta verkkopalvelussa, käytetyn laitteen tyyppi, selaimen tyyppi ja kieliasetukset. Näitä automaattisesti kerättyjä tietoja voidaan käyttää verkkopalvelujemme kehittämiseksi, liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin. Verkkopalvelumme voi sisältää myös joko omia tai kolmansien osapuolten, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden, evästeitä (”cookies”). Kolmannet osapuolet saattavat asettaa evästeitä päätelaitteellesi verkkopalveluiden käytön yhteydessä. Kolmannet osapuolet voivat käyttää evästeistä saatua anonymisoitua tietoa kohdennettua mainontaa varten muissa verkkopalveluissa. Verkkopalvelumme saattaa sisältää myös sosiaalisen median liitännäisiä.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin lakisääteinen velvoite vaatii tai kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta tai velvollisuutta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.
| Oikeus | Kuvaus |
|---|---|
| Oikeus saada pääsy henkilötietoihin | Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin. |
| Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista | Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot, sekä poistamaan jonkin häntä koskevan henkilötiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein. |
| Vastustamisoikeus | Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyen, silloin kuin rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.
Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen. |
| Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen | Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista. |
| Oikeus peruuttaa suostumus | Milloin rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään hänen suostumuksensa perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. |
| Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle | Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi. |
Oikeuksien käyttäminen
Voit käyttää edellä esiteltyjä rekisteröidyn oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostin tämän tietosuojaselosteen alussa ilmoitettuun osoitteeseen. Pyrimme vastaamaan sinulle mahdollisimman pikaisesti ja annamme tarvittaessa lisäohjeita tai esitämme lisäkysymyksiä pyyntösi johdosta.
Pyydämme huomioimaan, että ennen pyynnön toteuttamista meillä on oikeus ja velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, josta johtuen meidän on kyettävä tunnistamaan sinut riittävällä tavalla.
Jos pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyydetyn toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.
11. Henkilötietojen käsittely ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.
12. Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Henkilötietorekisteriin on annettu pääsyoikeus vain sellaisille rekisterinpitäjän edustajille, jotka ovat allekirjoittaneet asianmukaiset salassapitositoumukset ja joilla on työtehtäviensä hoitamisen kannalta perusteltu tarve käsitellä henkilötietorekisterin tietosisältöä.
Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen ja palveluntarjoajilleen sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, joita nämä ovat sitoutuneet noudattamaan.
Tietojärjestelmien tietoturva on järjestetty asianmukaisesti mm. salauksin ja teknisin rajoituksin.
Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Rekisterinpitäjä ilmoittaa olennaisista muutoksista rekisteröidyille.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.6.2022.